В рамках ежегодной научно-практической конференции Сыктывкарского лесного института «Февральские чтения» 28 февраля 2006 г. была проведена секция «Перспективы развития электронного документооборота в Республике Коми». Решением проблем внедрения и развития электронного документооборота в республике в настоящее время заняты многие структуры независимо от формы собственности и подчинённости. Подтверждением этому служит состав участников секции по электронному документообороту: кроме профессорско-преподавательского состава Сыктывкарского лесного института, приняли участие в обсуждении проблем развития электронного документа представители республиканских министерств и ведомств - Администрации Главы РК и Правительства РК, крупных акционерных компаний «Связь», «Комиэнерго», «Монди бизнес пейпа Сыктывкарский ЛПК», «Коми тепловая компания» и др.
Отметим, что такой большой интерес к данной теме разных структур и специалистов разных областей не случаен. В Республике Коми с середины 1990-х годов активно ведётся работа по внедрению новых технологий управления. Дело в том, что согласно исследованиям учёных в стране каждый год увеличивается объём бумажных документов от 15 – 30%, практически столько же документов теряется, причём в связи с постоянно возрастающими нагрузками на исполнителей, зачастую исполнитель просто не успевает отвечать на документы качественно, то есть работать без отписок и потерь, рационально используя своё рабочее время. Все эти проблемы были затронуты в докладе преподавателя по документационному обеспечению управления СЛИ З.А. Боровлёвой, которая обратила особое внимание на отсутствие регламентирующей нормативной базы на федеральном и республиканской уровне по электронному документообороту, что в дальнейшем может быть серьезным препятствием для развития междуведомственного документооборота.
Естественно, что все эти потери прежде всего финансовые, и чем крупнее компания, тем больше несёт издержек от неэффективно принятых управленческих решений из-за потерянных или небрежно отработанных документов. Поэтому в республике активно внедрять системы по электронному документообороту начали именно крупные акционерные компании, в частности ОАО «АЭК «Комиэнерго»» работает по системе электронного документооборота «Эффект-офис», разработке фирмы из Санкт-Петербурга «Гарант Интернэшнл», с 1999г. Опыт внедрения данной системы на конференции был представлен в докладе начальника отдела информационно-документационного обеспечения ОАО «АЭК «Комиэнерго» Л.Г. Жуль.
В докладе, достаточно подробно освещались многие аспекты использования электронного документооборота в деятельности компании «Комиэнерго». Например, большое впечатление на слушателей произвёл тот факт, что с 1999 г. в этой большой компании не был утерян ни один документ, кроме того, поиск нужного документа в полнотекстовом электронном архиве занимает в среднем около трёх минут, причём в электронном архиве, который формируется с 1999 г. в компании, где объём одних поступающих документов составляет около 500 документов в день. Отметим, что к 2005 г. система по электронному документообороту внедрена в 11 филиалах компании, причём издан специальный приказ генерального директора о том, что основным документом при деловом общении между филиалами и аппаратом управления является электронный документ. Достаточно отлажено и автоматизированное согласование, то есть практически исключено долгое «хождение» или «лежание» бумажных документов по структурам, все участники процедуры согласования работают с проектом документа в электронной форме, который автоматически и одновременно рассылается в считанные минуты программой всем исполнителям, и исполнитель может в программе увидеть все комментарии других исполнителей по данному документу, причём программа отслеживает время поступления и время открытия документа исполнителем.
Главный специалист Центра автоматизированных технологий Администрации Главы РК и Правительства РК А.Н. Морозов рассказал о внедрении программы автоматизации делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Коми «Документооборот» с 2000 г., которая является собственной разработкой Центра автоматизированных технологий и активно используется для автоматизации регистрации документов и формирования отчётов контроля исполнения.
Представитель ОАО «Монди бизнес пейпа Сыктывкарский ЛПК» Р.К. Карпов в доступной форме презентации показал, как начала эта компания промышленное внедрение системы по электронному документообороту на платформе программы «Документум» с 1 января 2006 г., которая предполагает оптимизацию совместной работы над документами, причём с учётом всех версий проекта документа. К тому же в компании началось создание электронного архива с поисковой системой. Выбор программы «Документум» не случаен, так как предполагается, что с этой программой будут работать все предприятия группы «Монди».
Начальник отдела документационного и информационного обеспечения ОАО «Коми тепловая компания» О.И. Савчук обратила внимание участников конференции на психологический барьер внедрения компьютерных технологий при работе с документами. Многие исполнители не могут психологически перестроиться и работать с документом в электронном виде так же, как с документом на бумаге, отсюда возникает нежелание осваивать компьютерную программу по электронному документообороту и, как следствие, напряжённость в межличностных отношениях в коллективе. Данное состояние впоследствии исчезает, однако при внедрении систем по электронному документообороту надо учитывать и психологический фактор освоения нового в сложившейся рабочей обстановке. По мнению О.И. Савчук, немаловажную роль при внедрении таких технологий играет заинтересованность руководителя в процессе внедрения, именно благодаря активной позиции генерального директора ОАО «Коми тепловая компания» многие барьеры были успешно преодолены.
В настоящее время эта компания планирует внедрение системы по электронному документообороту «Эффект-офис» в своих филиалах, которые находятся в сельских районах.
Руководитель группы защиты информации Отделения Пенсионного фонда РФ по Республике Коми А.В. Вишератин предложил слушателям доклад об использовании электронно-цифровой подписи в Отделении Пенсионного фонда РФ по Республике Коми, которая была внедрена в систему по электронному документообороту ПФ РФ на платформе «Lotus/ Notes» к 2001г.
Тему использования ЭЦП в электронном документообороте Республики Коми продолжила в своём докладе исполнительный директор Коми республиканского удостоверяющего центра А.В. Габдуллина, которая сообщила об открытии 10 июня 2005 года Уполномоченного федерального округа исполнительной власти в области электронной цифровой подписи (УФО), в функции которого входит создание единой информационной системы взаимодействия УФО с региональными удостоверяющими центрами, таким образом, использование ЭЦП будет координироваться вновь созданной структурой.
В ходе обсуждения докладов были выявлены следующие проблемы развития электронного документооборота в Республике Коми:
- Неравномерное развитие электронного документооборота (ЭД) затрудняет прохождение информационно-документационных потоков, причём даже на вертикали власти: региональные структуры федеральных органов власти намного лучше компьютеризированы, чем республиканские, не говоря уже о различиях в темпах развития ЭД органов власти и крупных частных компаний.
- Неупорядоченная нормативно-правовая и методическая база документационного обеспечения управления на всех уровнях.
Неразвитость федеральной законодательной и нормативной базы для работы с документами, в т.ч. с электронными документами, к сожалению, на республиканском уровне данная проблема усугубляется. В настоящее время в законодательстве РК нет ни одного нормативного акта, регламентирующего работу с электронными документами.
- Неупорядоченность работы с электронными документами на уровне организации.
Данная проблема решается организацией разработкой нового пакета нормативных актов организации: регламента работы с электронными документами, приказа о внедрении системы по ЭД, классификаторов видов документов, защиты и доступа и др., а также анализом имеющихся документов по организации делопроизводства.
К тому же необходимо отметить, что перед внедрением ЭД, в организации следует провести полный анализ маршрутов всех документопотоков организации. Для этого, конечно, надо разработать Табель документов, применяемых в данной организации, данный табель должен быть выстроен не формально, а с учётом тех бизнес-процедур, которые будут автоматизированы, т.е. с учётом использования технологии workflow (системы управления бизнес-процессами), например, для частных структур необходимо исследование всего документирования процедуры взаимоотношений с заказчиком, а не только функции продажи.
- Психологический барьер при работе с ЭД.
Данный барьер легко устраняется при условии чёткой регламентации работы с ЭД, а также после курса обучения по системе ЭД.
- Отсутствие знаний работы с системой по ЭД тех сотрудников организации, которые участвуют в ЭД.
Международный стандарт ИСО 15489-2001 «Информация и документация – Управление документами» (ISO 15489:2001, Information and documentation. – Records management) в п.11 указывает на то, что организация, стремящаяся соблюдать требования данного стандарта, должна принять долгосрочную программу обучения для всего персонала, создающего документы или использующего документную систему. Причём такая учебная программа может быть подготовлена и реализована во взаимодействии со сторонними организациями.
Отметим, что в Сыктывкарском лесном институте в следующем учебном году планируется создать систему подготовки и повышения квалификации специалистов. Данная система обучения будет направлена на освоение методики внедрения ЭД на базе отечественных и международных стандартов по работе с документами. Такая методика позволит разработать наиболее оптимальную для конкретной организации организационно-техническую структуру системы управления, в частности, первым этапом разработки указанной структуры является, по мнению директора СЛИ, профессора Н.М. Большакова, «выделение из состава тех сформированных функций управления, которые целесообразно автоматизировать, а также определение требований к информационному пространству».
В настоящее время специалисты, знания и умения которых находятся на стыке таких наук, как управление, социология, информационные системы, документоведение, психология достаточно востребованы в организациях, активно работающих в области управления документацией.
З.А. Боровлёва, преподаватель по
документационному обеспечению управления СЛИ
